Dalam melakukan kegiatan atau aktivitas, perusahaan memiliki dasar atau prinsip yang harus dipenuhi. Begitu pula dengan kegiatan pengadaan barang dan jasa. Prinsip-prinsip yang harus dipenuhi dalam pengadaan barang dan jasa dengan e-procurement adalah pengiriman ke tempat yang tepat, pengiriman tepat waktu, kuantitas sesuai pesanan, kualitas sesuai standar, serta barang dan jasa asli dari supplier atau vendor yang tepat. Dengan prinsip-prinsip tersebutlah perusahaan memastikan dengan e procurement management system bahwa proses pengadaan dapat dilakukan dengan lancar sesuai harapan.
Dampak Implementasi Prinsip E-Procurement
Proses pengadaan barang dan jasa dapat dilakukan dengan lebih cepat dan juga mudah dengan menggunakan teknologi e-procurement, yaitu dengan menggunakan software yang mampu menerapkan otomatisasi dalam beberapa tahap atau langkah pengadaan. Namun, sebenarnya bukan hanya teknologi yang menyebabkan hal tersebut, tetapi juga prinsip-prinsip dalam pelaksanaan e-procurement yang telah disebutkan di atas. Pasalnya, prinsip tersebut memungkinkan barang atau jasa yang telah dipesan oleh perusahaan terkirim ke tempat yang tepat. Maksudnya “tempat yang tepat” adalah tempat yang benar sesuai dengan alamat yang ada pada sistem. Dengan begitu, barang atau jasa yang dikirim tidak akan sampai ke tempat yang salah. Selain itu, barang atau jasa juga harus dikirim dan sampai tepat waktu agar proses produksi dapat terus berjalan, tidak berhenti karena kurangnya bahan. E procurement management system juga membuat perusahaan dapat menghindari pemalsuan merek atau brand. Pasalnya, e-procurement memiliki prinsip di mana barang atau jasa dari vendor atau supplier adalah barang yang asli dan berasal dari vendor atau supplier yang tepat. Dengan begitu, kualitas produk yang dihasilkan perusahaan pun dapat dijaga.
E procurement management system juga memungkinkan perusahaan untuk menghemat lebih banyak waktu karena tidak perlu lagi mengecek jumlah barang yang datang. Pasalnya, prinsip e-procurement memungkinkan barang yang sampai sesuai dengan pesanan yang tertera pada e-procurement. Artinya, prinsip tersebut membuat pihak pembeli maupun penjual tidak mengalami kerugian karena kekurangan atau kelebihan barang.
